1. Các cơ quan, đơn vị

- Khẩn trương lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đảm bảo theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Thực hiện tiếp nhận, trình chuyển giao văn bản đến (văn bản giấy) đảm bảo theo quy định tại Điều 21, Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Thực hiện tốt công tác phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong công tác quản lý nhà nước về các lĩnh vực thuộc phòng phụ trách.

- Tăng cường công tác giải quyết hồ sơ qua bộ phận một cửa huyện đảm bảo thời gian theo quy định.

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo với cấp trên đảm bảo kịp thời, đúng thời gian theo quy định.

2. UBND các xã, thị trấn

- Tiếp tục quán triệt, phổ biến tới toàn thể cán bộ, công chức, viên chức nắm và thực hiện nghiêm các quy định về công tác văn thư lưu trữ tại Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư; Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018; Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 960/QĐ-TTg ngày 07/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nước lĩnh vực nội vụ; Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/03/2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

- Ban hành theo hình thức văn bản “Mật” đối với Tờ trình đề nghị phê chuẩn hồ sơ kết quả bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại điểm c khoản 4 Điều 3 Quyết định số 960/QĐTTg ngày 07/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ.

- Hồ sơ đề nghị phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch đảm bảo đầy đủ thành phần theo Nghị định số 115/2021/NĐ-CP ngày 16/12/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 08/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân và quy trình, thủ tục bầu, từ chức, miễn nhiệm, bãi nhiệm, điều động, cách chức thành viên Ủy ban nhân dân.

- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện nghiêm các quy định về công tác văn thư: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; cấp số, lưu văn bản; lập hồ sơ công việc; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; chấm dứt tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc lập hồ sơ công việc không đúng quy định. Đưa nội dung thực hiện các quy định công tác văn thư, lưu trữ vào đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm của cá nhân, tập thể thuộc đối tượng quản lý.

- Bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng vị trí việc làm; công chức, viên chức được giao kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ phải được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với nhiệm vụ được giao.

- Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, tiếp tục triển khai thực hiện có hiệu quả Chỉ thị số 15/CTTTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

3. Giao Văn phòng HĐND và UBND huyện: Chủ trì, hướng dẫn chi tiết việc nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan (cả tài liệu giấy và tài liệu lưu trữ điện tử) đảm bảo theo quy định tại Điều 28, Điều 29, Điều 30, Điều 31 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Chủ tịch UBND huyện giao phòng Nội vụ huyện tiếp tục tham mưu cho UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện; tăng cường kiểm tra việc thực hiện các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn để kịp thời hướng dẫn; phối hợp xử lý vướng mắc, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế; báo cáo Chủ tịch UBND huyện để chỉ đạo, xử lý kịp thời.